УТВЕРЖДЕНА
постановлением Администрации
Медвенского района Курской области
от 09.012013 года №1-пг
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Администрации Медвенского района Курской области и ее структурных подразделениях
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Медвенского района Курской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Администрации Медвенского района Курской области и ее структурных подразделениях (далее – Администрация Медвенского района).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76», ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65).
1.3. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.
1.5. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства в Администрации, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются начальником общего отдела Администрации Медвенского района
1.6. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех муниципальных служащих Администрации Медвенского района. Ответственный за делопроизводство в Администрации Медвенского района обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомит всех муниципальных служащих, в том числе вновь принятых на муниципальную службу, с требованиями Инструкции.
1.7. Муниципальные служащие Администрации Медвенского района несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за соблюдение требований Инструкции, а также сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.
1.8. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении муниципального служащего от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам, все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию руководителя структурного подразделения Администрации Медвенского района передаются другому муниципальному служащему.
1.9. Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), постановлений, распоряжений Администрации Медвенского района, незамедлительно сообщается руководителю структурного подразделения Администрации Медвенского района и начальнику общего отдела Администрации Медвенского района, который доводит данную информацию до заместителя Главы Администрации Медвенского района, курирующего данный вид деятельности. Заместителем Главы Администрации Медвенского района назначается служебное расследование, о результатах которого информируется Глава Медвенского района.
2. Состав документов Администрации Медвенского района
2.1. Деятельность Администрации Медвенского района обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации Медвенского района, объемом и характером взаимосвязи между Администрацией Медвенского района, другими организациями.
Функции управления в Администрации Медвенского района реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя муниципальные правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
2.2. Муниципальный правовой акт Администрации Медвенского района – официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам местного значения, по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных Администрации Медвенского района федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также по иным вопросам, отнесенным Уставом муниципального района в соответствии с федеральными законами к полномочиям Администрации Медвенского района, имеющий нормативный или ненормативный характер.
2.2.1. Под нормативным правовым актом понимается принятый (изданный) в установленном порядке акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.
2.2.2. Правовые акты, не содержащие признаков, указанных в пункте 2.2.1, являются ненормативными.
2.2.3. Систему муниципальных правовых актов Медвенского района образуют:
-Устав Медвенского района, решения, принимаемые на местном референдуме;
-решения Представительного Собрания Медвенского района;
-постановления и распоряжения Председателя Представительного Собрания Медвенского района по вопросам организации деятельности Представительного Собрания Медвенского района;
-постановления и распоряжения Главы Медвенского района;
-постановления и распоряжения Администрации Медвенского района.
2.3. Распорядительные документы.
Распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации Медвенского района, не утвержденные муниципальными правовыми актами.
К распорядительным документам относятся:
решения совещательных, консультативных и координационных органов;
поручения должностных лиц и др.
2.4. Организационные документы.
Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами. К организационным документам относятся:
правила; инструкции (методические рекомендации); планы.
2.4.1. Правила, инструкция.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
2.4.2. План.
План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
2.5. Информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся:
протокол; служебное письмо; акт; докладная, объяснительная и служебная записки; стенограмма; отчет и др.
2.5.1. Протокол.
Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных, координационных и других органов, совещаний.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений.
2.5.2. Служебные письма. Служебные письма в Администрации готовятся как:
ответы о выполнении поручений Администрации Курской области, Губернатора Курской области, Комитетов Администрации Курской области, Курской областной Думы;
сопроводительные письма к проектам правовых актов Медвенского района;
ответы на запросы юридических и физических лиц, общественных и религиозных организаций;
инициативные письма.
2.5.3. Акт.
Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
2.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.
Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.
2.5.5. Стенограмма.
Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
2.5.6. Отчет.
Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
3. Документация Администрации Медвенского района. Общие правила оформления управленческой документации
3.1. Документация Администрации Медвенского района.
Деятельность Администрации Медвенского района обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93.
3.2. Общие правила оформления документов.
3.2.1. Основным рекомендательным документом, устанавливающим требования к оформлению документов, является ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65).
3.2.2. При подготовке организационно-распорядительных документов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размер шрифта – 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный – полуторный междустрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,27 см. Для оформления заголовков допускается использование
шрифта размером 14 – 16 пт в зависимости от размеров основного текста.
В документах кавычки оформляются следующим образом: «…».
3.2.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
3.2.4. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами внизу или вверху страницы справа.
3.3. Бланк письма Главы, Администрации Медвенского района включает в себя реквизиты:
наименование организации, подготовившей документ;
справочные данные об организации, подготовившей документ.
При необходимости включаются: код организации;
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического
лица;
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки
на учет (ИНН/КПП);
3.3.1. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает в себя реквизиты:
наименование организации, подготовившей документ;
наименование вида документа;
место составления или издания документа;
ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов (при необходимости):
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
заголовок к тексту;
отметка о контроле.
3.3.2. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
3.3.3. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.3.4. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ГОСТом 6.30 – 2003.
В письме наименование вида документа не указывают.
3.3.5. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год, например: 17.01.2012.
Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 17 января 2012 года.
Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.
В международной переписке применяется обратная последовательность в написании дат: год, месяц, число месяца, например: 2012.01.17.
Датой документа является день его подписания или утверждения: для постановления, распоряжения – день подписания; для документа, для утвержденного документа – день его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Документы вступают в силу со дня их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.
При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ обязательно указываются его вид, дата, номер.
Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов.
Датой документа для протокола является день заседания (принятия решения), для акта – день, в котором происходит событие, зафиксированное в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
3.3.6. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера.
3.3.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
3.3.8. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Курская областная Дума
Председателю областной Думы
А.С. Петрову
или
Управляющему делами
Администрации Курской области
Г.П. Ивановой
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Например:
Управляющему делами
Администрации Курской области
Г.П. Ивановой
Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа. Список рассылки определяется исполнителем документа.
Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа.
Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной почтовыми правилами.
Например:
Администрация Курской области
Красная площадь, Дом Советов
305002, г. Курск
или
Администрация Курской области
комитет по тарифам и ценам
председателю комитета
А.И. Петрову
Красная площадь, Дом Советов
г. Курск, 305002
При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.
Например:
Кирееву И.П.
ул. Садовая, д. 5,
х.Высоконские Дворы
Медвенского района
Курской области 307030
3.3.9. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава Медвенского района
_____________ ФИО
(личная подпись)
от «___» ________ 20__ г.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
решением Представительного Собрания
Медвенского района
от «___» ________ 20__ г. № __
или
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Администрации
Медвенского района
от «____» _______ 20__ г. № __
3.3.10. В резолюции дается указание по исполнению документа.
В случае если в резолюции поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Резолюции проставляются между реквизитами адресата и текстом документа.
Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги. В этом случае листок с резолюцией руководителя является неотъемлемой частью основного документа и скрепляется с ним.
Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения (в том числе отметку «срочно» или «весьма срочно»), подпись, дату и, в случае необходимости, отметку о контроле.
Например:
ПетровойА.Н., Седову И.П.
подготовить проект письма, распоряжения, постановления и. т. д
Личная подпись
Дата
3.3.11. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словом или штампом «Контроль» в правом верхнем углу документа.
3.3.12. Заголовок к тексту может составляться ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 – 5 строк). Заголовок должен точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.
Заголовок отвечает на вопросы: «о чем?» («о ком?»), например: «распоряжение… о создании аттестационной комиссии».
Точка в конце заголовка не ставится.
3.3.14. Текст документа составляется на русском языке.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы.
В таблице после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.
Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации – автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу»).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («решили»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности Администрации Медвенского района, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («в состав объединения входят», «комиссия установила»).
3.3.14. Сведения о наличии приложений в постановлениях, распоряжениях, решениях указываются в тексте, например: согласно приложению № 2 или: (приложение № 2). При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак «№».
Например:
Приложение №3
к постановлению Администрации
Медвенского района
от «___» _______ 20___ г. № ___
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения.
Например:
|
Приложения: |
1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз. |
|
|
2. Список индивидуальных предпринимателей на 3 л. в 2 экз. |
Если документ имеет приложение, полное наименование которого воспроизводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
|
Приложение: |
заключение ревизионной комиссии от «____» _______ 20__ г. № ___ и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз. |
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
3.3.15. Подписание служебных писем и другой корреспонденции в Администрации Медвенского района осуществляется Главой, заместителями Главы Администрации, руководителями структурных подразделений.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа и сокращенное – на документе оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Например:
Глава Медвенского района Личная подпись ФИО
Наименования должностей располагаются по левому краю без отступа.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
Например:
Глава Медвенского района Личная подпись ФИО
Главный бухгалтер Личная подпись ФИО
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
|
Специалист Личная подпись Посашков П. Т. |
Специалист Личная подпись Жуковицкая Е. С. |
При подписании совместного документа первый лист оформляется
не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
|
Председатель комиссии |
Личная подпись |
Т. И. Рыкунова |
|
Члены комиссии: |
Личная подпись |
Н. А. Пустушкина |
|
|
Личная подпись |
Е. О. Седых |
|
|
Личная подпись |
Л. А. Жырова |
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Все экземпляры документов, остающиеся в делах Администрации Медвенского района, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.
3.3.16. Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела ВК
Курской области
по Медвенскому району
Личная подпись ФИО
Дата
Если согласование осуществляется письмом, протоколом и т.п., гриф согласования оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания _________
от 26.06.2006 № 12
Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» или
на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций,
о чем делается отметка на месте грифа согласования.
Например:
Лист согласования прилагается
Начальник юридического отдела
Личная подпись ФИО
Дата
Лист согласования оформляется по следующей форме:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту положения о системе ведения классификатора управленческой документации
|
СОГЛАСОВАНО Первый заместитель Главы Администрации Медвенского района Личная подпись ФИО Дата |
СОГЛАСОВАНО Заместитель Главы Администрации Медвенского района Личная подпись ФИО Дата |
3.3.17. Документы заверяются гербовой печатью Администрации Медвенского района в соответствии с настоящей Инструкцией.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении документа, включающая в себя:
заверительную надпись: «Верно» или «Копия верна»;
наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения.
Например:
Копия верна, подлинник документа находится
в Администрации Медвенского района
Заместитель Главы Администрации
Медвенского района Личная подпись Ф. И. О.
Дата МП
При заверении копий правовых актов возможно использование специальных штампов.
Администрация Медвенского района выдает копии только тех документов, которые создаются в Администрации Медвенского района. Копия документа воспроизводится машинным способом или ксерокопируется. Текст документа перепечатывается полностью, включая отдельные элементы бланка.
При пересылке копии документа Администрации Медвенского района в другие организации или выдаче ее на руки представителю организации она должна быть заверена должностным лицом.
При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в Администрации Медвенского района.
Если копия документа содержит более одного листа, то ее можно заверить двумя способами: отдельно заверить каждый лист копии либо прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: "Копия на 6 листах верна".
Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в Администрации Медвенского района (бухгалтерские документы, постановления, распоряжения, письма и проч.) (Пункт 1 Указа N 9779-X). Копии других документов можно заверять только в том случае, если подлинник хранится в Администрации Медвенского района (как, например, трудовые книжки работников).
3.3.18. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, которые располагаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например: И.В. Петров
8-471-46- 4-20-65
3.3.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа, в котором исполнен документ.
3.3.20. На поступившем документе в Администрацию Медвенского района в нижнем правом углу проставляется отметка о поступлении документа в виде штампа, порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
4. Подготовка и оформление правовых актов
4.1. Требования к оформлению проектов правовых актов.
4.1.1. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:
быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;
содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;
содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.
Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля за исполнением документа. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и т.п.
Тексты правовых актов, как правило, состоят из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.
Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».
4.1.2. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом, прилагаются к данному проекту.
Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.
4.1.3. Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Курской области должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта.
Например:
полное наименование – постановление (распоряжение) Администрации (Губернатора) Курской области от «___» _______ 20__ г. № __ «Об объявлении Благодарности Администрации (Губернатора) Курской области»;
сокращенное наименование – постановление (распоряжение) Администрации (Губернатора) Курской области от «___» _______ 20__ г. № __.
Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.
4.1.4. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих – допускается сокращенное.
4.1.5. При подготовке проектов правовых актов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размером 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный междустрочный интервал; выравнивание абзаца – по ширине с отступом первой строки 1,27 см. Каждый лист документа должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
4.1.6. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: наименование вида акта, заголовок, содержание, подпись. Проект и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом или левом нижнем углу документа.
4.1.7. Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта.
Заголовок печатается от левой границы текстового поля документа без отступа с прописной буквы без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается печатание заголовка на всю ширину листа формата А4.
4.1.8. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 2-3 междустрочными интервалами.
Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в распоряжении – распорядительную) часть.
Преамбула в постановлениях Главы, Администрации Медвенского района завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ», напечатанным прописными буквами в отдельной строке по центру.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.
Приложения к проекту оформляются в соответствии с подпунктом 3.3.14, 4.2.10 настоящей Инструкции.
4.1.9. Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами.
Например:
Глава Медвенского района Инициалы, фамилия
Реквизиты «инициалы, фамилия» располагаются на расстоянии 13 см от левого текстового поля. Между инициалами имени, отчества и фамилией пробел не ставится.
4.1.10. В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются и подписываются исполнителем, внесшего проект.
Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.
Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.
На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 междустрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см – при книжных параметрах страницы, 19 см – при альбомных) и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№».
Например:
Приложение № 1
к постановлению Администрации Медвенского района
от «___» ________ 20__ г. № __
Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, ПРАВИЛА и т.д.).
Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы. Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения в заголовках и подзаголовках не допускаются.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах, в заголовках печатаются только номера этих граф.
Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.
4.1.11. Согласование проекта правового акта оформляется визой, включающей должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне первого листа проекта правового акта на листе согласования.
Все действия по визированию и согласованию проекта выполняются на бумажном носителе.
При наличии у лица, визирующего проект, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую запись на листе согласования. Например, «с замечаниями».
Замечание (особое мнение) по проекту, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту правового акта.
4.1.12. Тексты постановлений, распоряжений Главы, Администрации Медвенского района печатаются на бланках установленного образца.
4.1.13. Регистрация подписанных правовых актов производится заместителем Главы Администрации Медвенского района.
4.1.14. Тиражирование правовых актов обеспечивает общий отдел Администрации Медвенского района.
4.1.15. Рассылка документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания, при тиражировании правовых актов большого объема, – в 5-дневный срок, срочные- в течение 1 рабочего дня.
Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.
Правовые акты направляются адресатам в соответствии с листом рассылки в электронном виде по системе «Дело» (при ее наличии), на бумажных носителях – ответственным специалистом.
Для направления заинтересованным сторонам и исполнителям,
не являющимся пользователями системы «Дело», представляются копии документов. В необходимых случаях работники, готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса получателей.
5. Бланки документов
5.1. Глава и Администрация Медвенского района использует соответствующие бланки писем, направляемые в любой адрес Российской Федерации.
5.2. Документы в Администрации Медвенского района оформляются на бланках, изготавливаемых на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм).
5.3. В Администрации Медвенского района применяются следующие бланки:
бланк постановления Главы Медвенского района (приложение №1);
бланк распоряжения Главы Медвенского района (приложение №1);
бланк постановления Администрации Медвенского района (приложение №1);
бланк распоряжения Администрации Медвенского района по основной деятельности и личному составу (приложение № 1);
бланк письма Главы Медвенского района (приложение №1);
бланк письма Администрации Медвенского района (приложение №1).
5.4. Бланки документов, применяемые в Администрации Медвенского района, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
6. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
6.1.Подготовка проектов решений Представительного Собрания Медвенского района. Рассмотрение и подписание решений Представительного Собрания Медвенского района, поступивших Главе Медвенского района для подписания и обнародования.
6.1.1.Подготовка проектов решений Представительного Собрания Медвенского района, вносимых Главой Медвенского района в Представительное Собрание в порядке законодательной инициативы, осуществляется, как правило, в соответствии с перечнем проектов нормативных правовых актов, вносимых Главой Медвенского района на рассмотрение Представительного Собрания Медвенского района (приложение №2).
6.1.2.Подготовленные проекты решений Представительного Собрания Медвенского района первоначально печатаются на соответствующих бланках с пометкой «проект» и подлежат согласованию, которое оформляется визой на оборотной стороне первого листа проекта решения. Виза включает личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.
6.1.3.Проекты решений Представительного Собрания Медвенского района в обязательном порядке визируются:
исполнителем документа;
руководителем структурного подразделения, его готовящим, или лицом, его замещающим;
заместителем Главы Администрации Медвенского района, курирующим работу структурного подразделения исполнителя;
начальником управления финансов, в случае, если проект решения содержит вопросы, касающиеся финансирования;
начальником юридического отдела Администрации района;
заместителем Главы Администрации Медвенского района, курирующим деятельность Представительного Собрания.
6.1.4.Для доклада Главе Медвенского района перед внесением проекта решения в Представительное Собрание представляются следующие документы:
текст проекта решения с визами, предусмотренными пунктом 6.4. настоящего раздела;
пояснительная записка к проекту решения Представительного Собрания Медвенского района;
финансово-экономическое обоснование, если проект решения предусматривает расходы, покрываемые за счет средств районного бюджета;
перечень нормативных правовых актов Медвенского района, отмен, изменений или дополнений, которых требует принятие данного решения, а также предложения о разработке нормативных правовых актов, которые необходимы для реализации данного решения;
заключения, если таковые имеются.
6.1.5.Проекты решений передаются в отдел по организации деятельности Представительного Собрания Медвенского района через общий отдел Администрации Медвенского района.
6.1.6.В случае внесения на рассмотрение Представительного Собрания Медвенского района иных правовых актов, на них распространяется порядок визирования, определенный для подготовки проектов решений Представительного Собрания.
6.1.7.Решения Представительного Собрания Медвенского района, поступившие Главе Медвенского района для подписания и обнародования, не прошедшие до принятия экспертизы в структурных подразделениях или принятые Представительным Собранием не в редакции, предложенной Главой Медвенского района, направляются в установленном порядке для проведения экспертизы в юридической отдел Администрации Медвенского района, и при необходимости в иные структурные подразделения. Указанные решения рассматриваются в структурных подразделениях в 3-дневный срок.
6.1.8.В случае отсутствия замечаний подлинники решений Представительного Собрания Медвенского района, поступившие Главе Медвенского района для подписания и обнародования, визируются заместителем Главы Администрации Медвенского района, курирующим данное направление, начальником юридического отдела и передаются в общий отдел Администрации района для оформления и передачи на подпись Главе Медвенского района не позднее, чем за 4 дня до установленного срока их подписания.
При наличии замечаний (заключений) структурных подразделений готовится проект письма Главы Медвенского района о возвращении решения Представительного Собрания Медвенского района принятого решения на повторное рассмотрение.
6.1.9.Решения Представительного Собрания Медвенского района, подписанные Главой Медвенского района, передаются в установленном порядке в отдел по организации деятельности Представительного Собрания Медвенского района для их оформления и выпуска.
Принятым и подписанным решениям Представительного Собрания Медвенского района присваиваются порядковые номера. Нумерация ведется с начала созыва и до конца созыва с записью в соответствующем журнале.
Копии решений Представительного Собрания Медвенского района направляются адресатом согласно листам рассылки.
6.1.10.Подлинники принятых решений вместе с другими документами, связанными с их рассмотрением и принятием, находятся в отделе по организации деятельности Представительного Собрания Медвенского района и в установленном порядке сдаются в архивный отдел Администрации Медвенского района.
6.2.Подготовка и оформление проектов постановлений, распоряжений Главы Медвенского района, постановлений, распоряжений Администрации Медвенского района
6.2.1.Подготовка проектов постановлений, распоряжений Главы Медвенского района, Администрации Медвенского района в соответствии с поручениями Главы Медвенского района осуществляется в установленные сроки.
6.2.2.Оформление постановлений, распоряжений Главы Медвенского района, Администрации Медвенского района по вопросам полномочий, определенных Уставом Медвенского района Курской области, осуществляется на бланках постановлений, распоряжений Главы Медвенского района, Администрации Медвенского района (приложение №1).
6.2.3.На бланках постановлений Главы Медвенского района Курской области (с литером «ПГ») оформляются вопросы:
Создания, ликвидации, реорганизации структурных подразделений Администрации района, сокращение численности или штата работников Администрации района;
Утверждения положений о структурных подразделениях Администрации Медвенского района, их структур и штатной численности;
Осуществления функции распорядителя бюджетных средств при исполнении местного бюджета Медвенского района (за исключением средств по расходам, связанным с деятельностью Представительного Собрания Медвенского района Курской области и депутатов);
Иных полномочий, предусмотренных законодательством Российской Федерации, Курской области и Уставом Медвенского района.
6.2.4.На бланках распоряжений Главы Медвенского района Курской области (с литером «РГ») оформляются вопросы:
Награждения Почетной грамотой Медвенского района, благодарностью Главы Медвенского района;
Вручения приветственного адреса, ценных подарков;
Назначение официальных представителей Главы Медвенского района при рассмотрении проектов решений Представительного Собрания Медвенского района и других вопросов на сессиях Представительного Собрания Медвенского района;
Выделения денежных средств;
Иных полномочий, предусмотренных законодательством Российской Федерации, области и Уставом Медвенского района.
6.2.5.На бланках постановлений Администрации Медвенского района Курской области (с литером «ПА») оформляются следующие вопросы:
Осуществления в пределах полномочий Администрации Медвенского района мер по реализации, обеспечению и защите прав и свобод человека и гражданина, охране собственности и общественного порядка, борьбе с преступностью:
Регулирования земельных правоотношений;
Управления и распоряжения собственностью Медвенского района в соответствии с Уставом Медвенского района;
Создания комиссий, групп, штабов в соответствии с действующим законодательством;
Организации исполнения бюджета и подготовки квартального отчета о его исполнении;
Разработки для представления Главой Медвенского района Курской области в Представительное Собрание Медвенского района Курской области проектов планов и программ социально-экономического развития Медвенского района;
Создания, реорганизации, ликвидации муниципальных предприятий и учреждений, а также установление тарифов на услуги муниципальных предприятий и учреждений;
Осуществления финансового обеспечения деятельности муниципальных казенных учреждений и финансового обеспечения выполнения муниципального задания бюджетными и автономными муниципальными учреждениями;
Определения в пределах полномочий Администрации Медвенского района основных направлений экономического развития, финансовой, инвестиционной, кредитной, налоговой политики;
Утверждения районных целевых программ;
Выполнение решений Представительного Собрания Медвенского района;
Осуществления органами местного самоуправления Медвенского района полномочий по решению вопросов местного значения и отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Курской области;
Доведение до сведения актов Губернатора Курской области, Правительства Курской области с соответствующими поручениями;
Иных полномочий, предусмотренных законодательством Российской Федерации, области и Уставом Медвенского района.
6.2.6.На бланках распоряжений Администрации Медвенского района (с литером «РА») оформляются следующие вопросы:
Привлечения и расходования финансовых, инвестиционных, кредитных ресурсов района;
Доведение до сведения актов Губернатора Курской области, Правительства Курской области с соответствующими поручениями;
Принятие мер по выполнению постановлений Администрации Медвенского района, планов реализации целевых программ, заключенных договоров, соглашений;
Иных полномочий, предусмотренных законодательством Российской Федерации, области и Уставом Медвенского района.
6.2.7.На бланках распоряжений Администрации Медвенского района Курской области по личному составу (с литером «РЛ») оформляются вопросы:
назначения на должность и освобождения от должности работников Администрации Медвенского района;
поощрения и наказания работников Администрации Медвенского района;
установления надбавок работникам Администрации Медвенского района в соответствии с действующим законодательством;
исполнения обязанностей Главы Медвенского района в связи с его командировками и отпуском;
предоставления отпусков работникам Администрации Медвенского района, отзыв из отпусков;
установления надбавки за выслугу лет;
аттестации муниципальных служащих;
присвоения квалификационных разрядов и классных чинов;
направления работников Администрации района в командировки.
6.2.8.Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений Главы Медвенского района, Администрации Медвенского района, их согласование с заинтересованными сторонами несут заместители Главы Медвенского района, руководители структурных подразделений, которые вносят эти документы.
6.2.9.Проекты постановлений и распоряжений первоначально оформляются на специальных бланках с пометкой «проект».
6.2.10.Проекты постановлений и распоряжений подлежат согласованию, которое оформляется визой. Виза проставляется на оборотной стороне бланка с пометкой «проект», здесь же располагается указатель рассылки, который заполняется исполнителем.
Ниже указателя рассылки располагаются данные об исполнителе, подготовившем данный проект. В эти данные входит: фамилия имя отчество, должность, дата подготовки проекта, номер служебного телефона.
Проекты постановлений, распоряжений Главы Медвенского района, Администрации Медвенского района в определенной последовательности визируются (приложение №2):
-исполнителем документа;
-руководителем соответствующего структурного подразделения или лицом его замещающим;
-заместителем Главы Медвенского района, курирующим данный вопрос;
-проекты документов, содержащие вопросы финансирования, визируются в зависимости от сферы действия нормативного акта, начальником финансового управления Администрации Медвенского района, начальником отдела бюджетного учета и отчетности Администрации Медвенского района;
- начальником юридического отдела Администрации Медвенского района;
затем проекты постановлений и распоряжений передаются на визирование заместителю Главы Администрации Медвенского района, курирующему вопросы делопроизводства. Начальником общего отдела Администрации Медвенского района проверяется правильность оформления текста, соблюдения правил орфографии, пунктуации и наличия виз, а также для установки контроля и срока исполнения.
6.2.11.Приложения к актам Главы и Администрации Медвенского района визируются исполнителем на лицевой стороне последнего листа документа в его нижней части.
6.2.12.При возникновении в процессе согласования у лица, визирующего проекты актов Главы Медвенского района и Администрации Медвенского района особого мнения, об этом делается отметка при визировании. Особое мнение, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту.
6.2.13.Подготовленные и оформленные проекты постановлений и распоряжений Главы Медвенского района, Администрации Медвенского района представляются исполнителем в общий отдел для доклада Главе Медвенского района.
6.2.14.Проекты актов, не завизированные в установленном порядке, считаются неподготовленными к подписанию Главой Медвенского района и возвращаются исполнителю на доработку. В случае, если проекты требуют экспертных заключений, то заместителем Главы Администрации Медвенского района, курирующем вопросы делопроизводства они направляются на экспертизу.
6.2.15.Проекты постановлений и распоряжений находятся на согласовании в структурных подразделениях Администрации Медвенского района, у заместителей Главы Медвенского района не более одного рабочего дня.
6.2.16.Подписанные Главой района проекты постановлений и распоряжений передаются в общий отдел для их регистрации, оформления и выпуска.
Общий отдел присваивает регистрационный номер, проводит сверку текста подписанных документов, оформление внесенных при подписании изменений и дополнений и организует распечатку копий.
6.2.17.Постановления и распоряжения Главы Медвенского района, Администрации Медвенского района направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, причем постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты Главы Медвенского района, направляются тем организациям и лицам, которым посылались ранее принятые, или их правопреемникам.
Замена разосланных постановлений и распоряжений Главы Медвенского района, Администрации Медвенского района производится общим отделом Администрации Медвенского района.
6.3.Подготовка и оформление входящих и исходящих телефонограмм
6.3.1.Входящие телефонограммы (приложение №3) регистрируются общим отделом Администрации Медвенского района в специальном журнале учета входящих телефонограмм. Оформляются общим отделом Администрации Медвенского района и передаются для изучения Главе Медвенского района.
Специалист общего отдела Администрации Медвенского района делает отметку в вышеуказанном журнале в соответствии с резолюцией Главы Медвенского района и передает исполнителю.
6.3.2.Исходящие телефонограммы за подписью Главы Медвенского района, его заместителей, руководителей структурных подразделений оформляются исполнителем.
Регистрируются в общем отделе Администрации Медвенского района в специальном журнале учета исходящих телефонограмм и в обязательном порядке визируются начальником общего отдела Администрации Медвенского района. Ответственность за передачу телефонограмм возлагается на диспетчеров муниципального казенного учреждения «Единая дежурно-диспетчерская служба Медвенского района».
Допускается передача исходящих телефонограмм без подписи Главы Медвенского района, его заместителей в случае, если начальнику общего отдела Администрации Медвенского района дано ими устное поручение о подготовке текста телефонограммы.
6.4. Протокол.
6.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных
во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря.
6.4.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
6.4.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
председатель или председательствующий; секретарь;
присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
повестка дня;
докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
6.4.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят
из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой.
6.4.5. Копии решений при необходимости рассылаются, в том числе по системе «Дело», заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.
6.4.6. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:
наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;
дата и номер протокола печатаются через два междустрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;
место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два междустрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля;
заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля.
В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Далее в скобках указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) по этому вопросу.
Основная часть протокола печатается через полтора междустрочных интервала.
Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.
Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря. Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.
6.5. Служебные письма.
6.5.1. Служебное письмо – официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан – действующим законодательством.
Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
6.5.2. Служебные письма печатаются на стандартных бланках Главы Медвенского района, Администрации Медвенского района формата А4.
6.5.3. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например: «Администрация Медвенского района считает...».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
6.5.4. Датой письма является дата его регистрации.
6.5.5. Право подписи имеют руководящие должностные лица.
6.6. Телеграмма.
6.6.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории:
срочные;
обыкновенные.
6.6.2. Телеграммы на отправку принимаются специалистом общего отдела Администрации Медвенского района правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата.
Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание). Знаки препинания следует писать только словами, полностью.
6.6.3. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.
При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в четыре адреса исполнитель составляет список адресатов с указанием почтовых или телеграфных адресов.
6.7. Положение, правила, инструкция.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем или утверждаются в форме грифа утверждения.
Текст положения, правил, инструкций излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения, правил, инструкций отвечает на вопрос «о чем?».
Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.
Основной текст положения, правил, инструкций может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.
6.8. План.
Составляющими пунктами планов являются:
наименование (содержание) работы или мероприятия;
исполнитель;
срок исполнения;
отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.
6.9. Акт.
Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.
Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Заголовок акта начинается с предлога «О» и формулируется с помощью от глагольного существительного, например: «О приеме-передаче материальных ценностей».
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных
в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.
6.10. Докладная, объяснительная и служебная записки.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные, отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей.
В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.
6.11. Отчет.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
6.12. Материалы к выступлению Главы Медвенского района.
Текст выступления Главы Медвенского района оформляется шрифтом 16 пт, обычным начертанием (нежирным), с междустрочным интервалом «точно 20», на бумаге формата А4.
Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного и вступительного слова.
Тезисы выступления Главы Медвенского района должны содержать:
вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания);
основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации);
заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить).
Информационные справки для подготовки выступления Главы Медвенского района содержать:
точное наименование темы совещания, его цели и задачи;
фактологическая (справочная, статистическая, графическая) информация по существу вопроса, намеченного к рассмотрению;
сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению;
перечень проблемных вопросов, негативные примеры;
существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры;
предлагаемые варианты решения проблемных вопросов.
Текст приветственного слова для подготовки выступления Главы Медвенского района должен содержать:
вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное название, актуальность);
основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры);
заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания).
7. Применение, изготовление и хранение печатей и штампов
7.1. Порядок применения печатей и штампов.
7.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.
7.1.2. Применение гербовой печати.
В Администрации Медвенского района имеется гербовая печать - «Администрация Медвенского района района Курской области» с гербом Российской Федерации используется для совершения нотариальных действий, ставится на договорах, соглашениях и других документах, подписанных Главой Медвенского района, а также печать Администрации «Управление делами», которая ставится на копиях нормативных и распорядительных актов.
Гербовая печать хранятся в сейфе, который находится в кабинете заместителя главы Медвенского района.
Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Угловой штамп с наименованием и реквизитами Администрации Медвенского района проставляется на документах изготовленных не на бланках.
7.1.3.Возможно использование штампа с факсимильным воспроизведением подписи Главы Медвенского района (разрешается использовать на трудовых договорах, дополнительных соглашениях к трудовым договорам, копиях, подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах). Использование штампов с факсимильным воспроизведением при оформлении подлинников нормативно-правовых документов запрещается.
7.1.4. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.
7.2. Изготовление печатей и штампов.
7.2.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Администрации Медвенского района, производится по разрешению Главы Медвенского района.
7.2.2. В Администрации Медвенского района печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах.
7.2.3. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются по акту.
Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в Администрации Медвенского района создается комиссия.
7.2.4. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится в известность Глава Медвенского района.
8. Организация документооборота и исполнения документов
8.1. Общие правила организации документооборота.
8.1.1. Движение документов в Администрации Медвенского района с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.
8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Администрации Медвенского района, регламентируются настоящей Инструкцией.
8.1.3. Документооборот может осуществляться с использованием системы «Дело» (при ее наличии). Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив) в обязательном порядке фиксируются.
8.2. Прием, регистрация, отправка документов.
8.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции производятся ответственным работником.
8.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке принимаются документы, адресованные Главе Медвенского района.
8.2.3. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата и подпись работника, принявшего документ.
При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе «номер» проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная». Входящие документы без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), а также зарегистрированные в системе «Дело», но при этом не имеющие файла электронного документа, прикрепленного к регистрационной карточке, не регистрируются и возвращаются исполнителю.
8.2.4. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов регистрируется в системе «Дело».
8.2.5. Регистрация служебных документов – это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в журнале регистрации корреспонденции.
8.2.6. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
8.2.7. Регистрация документов производится в системе «Дело» (при ее наличии). Документы, поступившие из внешних организаций, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации регистрируются специалистом. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному документу делается ссылка на входящий регистрационный номер этого документа. Регистрационный номер таких документов состоит из индекса структурного подразделения исполнителя, разделителя в виде косой черты (/) и порядкового номера.
8.2.8. При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и новая дата поступления.
8.2.9. При регистрации документов одинакового содержания, но направленных нескольким адресатам, им присваивается один номер, но используются разные цифровые индексы с учетом классификатора.
8.2.10. После регистрации документы один раза в день, в 16 часов, доставляются Главе Медвенского района. Телеграммы и срочные документы доставляются немедленно.
8.2.11. Контроль исполнения документов осуществляет общий отдел Администрации Медвенского района.
8.2.12. Исходящие документы, документы переписки печатаются в 2 экземплярах, 2-й из которых после подписания и регистрации хранится в папке исходящей корреспонденции.
Документы, регистрируемые и отправляемые адресату подписанные электронно-цифровой подписью, являются электронными документами. При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе.
Копии писем, направляемых в адрес региональных органов исполнительной власти, подписанные Главой Медвенского района, передаются исполнителем для хранения.
8.2.13. Специалист общего отдела осуществляет контроль за установленным порядком оформления и прохождения служебных документов.
8.3. Законченные делопроизводством дела остаются в Администрации Медвенского района для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству, сдаются в архив.
8.4. Архивом осуществляются:
сохранность документов, справочная работа по переданным документам,
выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.
8.5. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронной базе системы «Дело» (при ее наличии) и доступна работникам Администрации в соответствии с заданными правами доступа.
9. Прием и передача служебной информации по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи
9.1. Электронная почта и факсимильная связь – один из способов доставки, отправки информации и передачи ее между пользователями, организациями, имеющими соответствующие технические средства.
Служебная информация, передаваемая и принимаемая с использованием электронной почты и факсимильной связи, исполняется наравне с печатными документами.
9.2. Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».
9.3. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.
9.4. При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;
входящие документы на иностранных языках доставляются адресату
без перевода.
9.5. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает министерство информационных технологий и связи.
9.6. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
10. Учет объема документооборота
10.1. Учет объема документооборота за определенный период времени ведется с указанием сведений по отправке заказной корреспонденции, простой корреспонденции, принятию входящей корреспонденции.
10.2. За единицу учета объема документов принимается сам документ
без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются (нарастающим итогом).
11. Организация документов в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Медвенского района в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими документами по архивному делу и делопроизводству Администрации Медвенского района.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
11.1. Составление номенклатуры дел.
11.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Администрации Медвенского района, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Администрации Медвенского района, их виды, состав и содержание.
11.1.3. В Администрации Медвенского района составляется номенклатура дел.
11.1.4. Номенклатура дел Администрации Медвенского района согласовывается с начальником архивного отдела Администрации Медвенского района не реже одного раза в 5 лет и утверждается Главой Медвенского района.
11.1.5. После утверждения номенклатура дел может вноситься
в электронном виде в систему «Дело» (при её наличии).
11.1.6. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел.
Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Администрации Медвенского района.
11.1.7. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
11.1.8. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Администрации Медвенского района; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дела, о переходящем деле (например, переходящее с 2012 года).
11.1.9. Если в течение года в Администрации Медвенского района возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.
11.1.10. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
11.2. Формирование и оформление дел.
11.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
11.2.2. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке.
11.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.
11.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
11.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии правовых документов Администрации Медвенского района и Представительного Собрания Медвенского района.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Постановления Администрации Медвенского района, распоряжения Администра-ции Медвенского района группируются отдельно по каждому виду правовых актов.
Постановления, распоряжения Главы Медвенского района группируются отдельно по каждому виду.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (в редакции Указа Президента РФ от 23.10.2008 г. № 1517).
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
11.2.6. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению
в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.
Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство работниками.
11.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 6); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 7); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 8); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
11.2.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: «Администрация Медвенского района» – указывается полностью в именительном падеже; «индекс дела» – имеет цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации Медвенского района; «заголовок дела» переносится из номенклатуры дел Администрации Медвенского района, согласованной с начальником архивного отдела Администрации Медвенского района; «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
11.2.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
11.2.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
11.3. Организация оперативного хранения документов.
11.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Администрации Медвенского района дела хранятся по месту их формирования.
11.3.2. Работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
11.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
12. Порядок подготовки и передачи документов на хранение в архив Администрации Медвенского района.
Документы Администрации Медвенского района являются ее собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции Федерального закона РФ от 27.07.2010 г. № 227-ФЗ), подлежат обязательной передаче на государственное хранение в архив Администрации Медвенского района как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.
12.1. Экспертиза ценности документов.
12.1.1. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.
12.1.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив Администрации Медвенского района.
12.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Администрации Медвенского района создается экспертная комиссия.
Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 5 человек с обязательным включением в состав специалиста архива Администрации Медвенского района.
12.1.4. Функции и права экспертной комиссии Администрации определяются положением об экспертной комиссии, которое согласовывается со специалистом архива Администрации Медвенского района и утверждается распоряжением Администрации Медвенского района.
Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
рассматривает номенклатуру дел Администрации;
рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в архив Администрации Медвенского района;
определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;
рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
12.1.5. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.
12.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
12.1.7. Отбор документов проводится на основании перечня документов
с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение № 9).
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.
При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временным сроком хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих временному хранению.
12.1.8. По результатам экспертизы ценности документов в Администрации Медвенского района составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив Администрации Медвенского района.
12.1.9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом первом листе описи заголовок воспроизводится полностью).
12.1.10. Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме и передаются в архив Администрации Медвенского района.
12.1.11. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.
12.1.12. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на все дела Администрации Медвенского района.
После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, на основании акта к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению.
12.1.13. При первичном представлении описей в архив Администрации Медвенского района, а также в связи с изменением структуры составляются историческая справка к архивному фонду Администрации и предисловия к ним.
12.1.14. В архив Администрации Медвенского района передаются дела с исполненными документами постоянного срока хранения. Их передача производится только по описям дел.
12.1.15. В период подготовки дел к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации Медвенского района.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники обязаны устранить.
12.1.16. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника, ответственного за формирование архива. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
13. Машинописные, копировально-множительные, типографские работы
13.1. Машинописные работы.
13.1.1. Централизованное выполнение машинописных работ осуществляется специалистом.
Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной техники на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 и настоящей Инструкции.
13.1.2. В печать принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью Администрации Медвенского района.
Документы и материалы неслужебного, личного характера печатанию не подлежат.
13.1.3. Подготовленный для печатания материал должен быть написан разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, выполнен чернилами или шариковой ручкой.
Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. При их подготовке особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов.
Небрежно или неразборчиво написанные черновики, правленые или выполненные карандашом, нечеткие ксеро- или факсимильные копии в печать не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку.
13.1.4. Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления. Первоочередному печатанию подлежат срочные документы и материалы.
Срочные документы печатаются в очередности, по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.
Машинописные работы выполняются:
срочные – в течение 3 часов; менее срочные – в течение одних суток;
несрочные – в течение 3 дней.
Перепечатывание исправленных документов производится с учетом срочности.
13.1.5. Прием документов для печатания прекращается за 1 час до окончания рабочего дня.
13.2. Копировально-множительные работы.
13.2.1.Размножению подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Администрации Медвенского района.
Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся
к деятельности Администрации Медвенского района ксерокопированию не подлежат.
Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10 – 15 страниц копий) осуществляется с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.
13.2.2. Копирование документов производится в порядке их поступления.
В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие от Администрации (Губернатора) Курской области, его заместителей, Главы Медвенского района, его заместителей, и срочные. Срочные документы копируются в очередности, определяемой по согласованию с исполнителями, передавшими материал.
13.2.3. Документы информационного, справочного и методического характера, значительные по объему, массового тиража размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости.
13.2.4. Поступающие на размножение документы должны быть четко
и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A4. Брошюры
и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.
14. Рассмотрение обращений граждан
14.1.В Администрации Медвенского района организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется общим отделом Администрации района.
14.2.Порядок рассмотрения обращений граждан регламентируется Административным регламентом по исполнению муниципальной функции «Организация рассмотрения обращений граждан в Администрации Медвенского района», утвержденным постановлением Администрации Медвенского района от 31.08.2011 года №528.
|
©
2009-2024
Областное государственное унитарное предприятие «Информационный центр «Регион-Курск» Администрация сайта: (4712) 39-51-52, 39-51-53 |
305002, г. Курск, ул. М.Горького, 65 А-3, офис 7 E-mail: icrk@mail.ru |
