Утвержден

постановлением администрации

Медвенского района

от 29.06.2012 года №417

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ  РЕГЛАМЕНТ

исполнения муниципальной функции

 «Комплектование архивного отдела документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами»

1. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной функции

Комплектование архивного отдела документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

1.2. Наименование органа местного самоуправления,  исполняющего муниципальную функцию

Администрация Медвенского Курской области исполняет муниципальную  функцию по комплектованию архивного отдела документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

Архивный отдел Администрации Медвенского района Курской области (далее - архивный отдел) осуществляет непосредственное комплектование документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

1.3. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение муниципальной функции

Исполнение  муниципальной функции по комплектованию архивного отдела документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами осуществляется в соответствии с:

 Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", N 7, 21.01.2009, "Собрание законодательства РФ", 26.01.2009, N 4, ст. 445,"Парламентская газета", N 4, 23-29.01.2009);

 Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ("Парламентская газета", N 201, 27.10.2004, "Российская газета", N 237, 27.10.2004, "Собрание законодательства РФ", 25.10.2004, N 43, ст. 4169);

 Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»  ("Российская газета", N 95, 05.05.2006, "Собрание законодательства РФ", 08.05.2006, N 19, ст. 2060, "Парламентская газета", N 70-71, 11.05.2006);

Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» ("Российская газета", N 168, 30.07.2010, "Собрание законодательства РФ", 02.08.2010, N 31, ст. 4179);

 Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» ("Российская газета", N 165, 29.07.2006,"Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451,"Парламентская газета", N 126-127, 03.08.2006);

 Федеральным законом от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ("Российская газета", N 165, 29.07.2006,  "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448, "Парламентская газета", N 126-127, 03.08.2006);

  Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»  ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14.05.2007);

Законом Курской области от 21.12.2005 № 97-ЗКО «Об архивном деле в Курской области» ("Курская правда", N 263, 27.12.2005, "Курские ведомости", N 3, март, 2006);

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558);

Положением об архивном отделе Администрации Медвенского района Курской области, утвержденным постановлением Администрации Медвенсского района Курской области от  19.08.2011г. № 496.

1.4. Описание результата исполнения муниципальной функции

Результатом исполнения муниципальной функции являются:

- прием документов на хранение в архивный отдел;

- информационное письмо.

2. Требования к порядку исполнения муниципальной функции

2.1. Порядок информирования об исполнении муниципальной функции

2.1.1. Почтовый адрес и место нахождения архивного отдела: 307030, Курская область,  п. Медвенка,  ул.Кирова, д.18.

Режим работы: понедельник, вторник, среда, четверг, пятница с 09.00 час. до 18.00 час., перерыв с 13.00 час. до 14.00 час. Приемные дни: понедельник, вторник, среда,пятница  с  09.00 час. до 18.00 час. Неприемный день- четверг. Выходные дни: суббота, воскресенье.

 Адрес электронной почты архивного отдела: archive-m46@yandex.ru

 Телефон  архивного отдела: 8 (47146) 4-12-93

2.1.2. Информация по процедуре исполнения муниципальной функции может предоставляться:

по телефону;

по письменным обращениям;

при личном обращении.

Информирование посредством личного обращения может осуществляться по предварительной договоренности. Специалист   архивного  отдела Администрации Медвенского района (далее – архивный отдел) обязан принять заявителя в назначенный день. Прием может быть перенесен на  другой  день или  другое  время по договоренности сторон. Организация приема заявителей осуществляется должностными лицами на рабочем месте в соответствии с графиком работы архивного отдела.

Посредством телефона архивного отдела можно получить информацию:

о режиме работы архивного отдела;

о полном почтовом адресе архивного отдела;

о процедуре исполнения муниципальной функции.

 При информировании по телефону  специалист   архивного  отдела должен принять все необходимые меры для дачи полного  и  оперативного ответа на поставленные вопросы. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве  и  должности специалиста, принявшего телефонный звонок. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить  другое  удобное время для устного информирования по интересующему его вопросу (с учетом графика работы  архивного   отдела ).

 При информировании по письменному обращению ответ излагается в простой, четкой  и  понятной форме  и  направляется в виде почтового отправления в адрес заявителя за подписью специалиста   архивного  отдела.

Исполнение муниципальной функции для источников комплектования осуществляется в соответствии с утвержденным планом – графиком приема документов, для ликвидированных организаций, учреждений и предприятий – в согласованные с заявителями сроки.

Консультации по вопросам исполнения муниципальной функции даются без очереди, при необходимости часы приема заявителей для консультаций согласуются по телефону.

2.1.3. Сведения о процедуре исполнения муниципальной функции также размещаются на информационных стендах  в архивном отделе:

- извлечения из законодательных  и  иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

- сведения о режиме работы архивного отдела;

- образец заполнения заявления (приложения №1);

- информация о сроках исполнения муниципальной функции.

2.2. Срок исполнения муниципальной функции

Исполнение муниципальной функции для источников комплектования осуществляется в соответствии с утвержденным планом – графиком приема документов, для ликвидированных организаций, учреждений и предприятий – в согласованные с заявителями сроки.

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при исполнении муниципальной функции.

 Исполнение муниципальной функции для организаций – источников комплектования включает в себя следующие административные процедуры:

-  составление плана-графика приема архивных документов от организаций – источников комплектования муниципального архива;

- информирование заявителя о дате приема документов на хранение путем письменного или устного уведомления;

- оказание методической помощи в подготовке дел и учетных документов к передаче на хранение;

- анализ представленных заявителем описей дел  и подготовка на них заключения и учетно-контрольной карточки;

- направление заключения, учетно-контрольной карточки, описей дел, исторической справки или дополнения к ней на рассмотрение ЭПК архивного управления Курской области;

- прием по утвержденным  ЭПК архивного управления Курской области описям дел с составлением акта приема-передачи документов;

- обеспечение сохранности принятых архивных документов.

3.2. Исполнение муниципальной функии для ликвидированных организаций,  учреждений,  предприятий включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация заявлений по вопросу приема документов на муниципальное хранение;

- определение наличия свободных площадей для хранения документов, соответствующих нормативным условиям хранения архивных документов;

- информирование заявителя о дате приема документов на муниципальное хранение путем письменного или устного уведомления;

- проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов (при обнаружении дефектов составляется акт, устранение  которых осуществляет заявитель);

- анализ представленных заявителем описей дел  и подготовка на них заключения, учетно-контрольной карточки;

- направление заключения, учетно-контрольной карточки, описей дел, исторических справок на ЭПК архивного управления Курской области;

- прием по утвержденным  ЭПК архивного управления Курской области описям дел с составлением акта приема-передачи документов;

- обеспечение сохранности принятых архивных документов.

Блок-схема исполнения муниципальной функции приведена в приложении № 2  к настоящему регламенту.

3.3. Архивный отдел осуществляет прием архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и требованиями нормативно-методических  документов Федерального архивного агентства.

При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка комплектности учетных документов.

Прием дел производится поединично в соответствии с научно-справочным аппаратом, во всех экземплярах описей дел, документов делаются отметки о приеме документов на хранение, при отсутствии единиц хранения, внесенных в описи дел, делается новая итоговая запись, номера отсутствующих единиц хранения оговариваются в акте приема-передачи, а причины отсутствия – в прилагаемой к акту справке.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах по установленной форме. Один экземпляр остается в архивном отделе, другой – у заявителя. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. После приема дел, документов муниципальный архив в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук, вносит сведения в учетные документы.

3.4. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение в муниципальный архив, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих указанные документы.

4. Порядок и формы контроля за исполнением  муниципальной функции

Должностным лицом, ответственным за организацию работы по исполнению муниципальной функции, является начальник архивного отдела Администрации Медвенского района.

Должностное лицо, ответственное за организацию работы по исполнению муниципальной функции, осуществляет текущий  контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции и принятием решений.

Администрация Медвенского района Курской области осуществляет контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции архивным отделом.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции включает в себя проведение проверки с целью выявления нарушений прав заявителей, рассмотрение обращений физических  и юридических лиц, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела, принятие решений, направленных на  устранение выявленных нарушений, и подготовку ответов на обращения.

В случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам применяются  меры ответственности, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя должностным лицом Администрации Медвенского района Курской области, осуществляющим организационно-методическое руководство архивным отделом. По результатам проверки составляется справка.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий

(бездействия)  органа, исполняющего муниципальную функцию, а также   должностных лиц

5.1. Порядок досудебного обжалования

Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) и решения, принятые должностным лицом в ходе исполнения муниципальной функции на основании настоящего регламента.

5.1.1. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, принятые в ходе исполнения муниципальной функции должностным лицом, обратившись устно или письменно к Главе Медвенского района.

5.1.2. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является поступление письменного или устного обращения с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые в ходе исполнения муниципальной функции на основании настоящего регламента (далее - жалоба).

5.1.3. В письменной жалобе указываются: фамилия, имя, отчество заинтересованного лица; полное наименование юридического лица (в случае обращения организации); контактный почтовый адрес; предмет жалобы; личная подпись заинтересованного лица.

Письменная жалоба должна быть написана разборчивым почерком, не содержать нецензурных выражений.

Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 15 рабочих дней с даты поступления жалобы в Администрацию Медвенского района.

5.1.4. Прием граждан Главой Медвенского района осуществляется по утвержденному графику.

5.1.5. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5.1.6. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, проведенных в соответствии с принятым решением, в течение 15 рабочих дней после принятия решения.

5.1.7. Письменные жалобы не рассматриваются в следующих случаях:

в жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи;

текст жалобы не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации, и если указанные данные поддаются прочтению);

жалоба повторяет текст предыдущего обращения, на которое заинтересованному лицу давался письменный ответ по существу, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

В случае поступления такой жалобы заинтересованному лицу направляется уведомление о ранее данных ответах или копии этих ответов.

5.1.8. Обращения заинтересованных лиц, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

5.1.9. Результатом досудебного обжалования является принятие необходимых мер (исполнение муниципальной функции и (или) применение мер ответственности к сотруднику, ответственному за действие (бездействие) и решение, принятое в ходе исполнения муниципальной функции) и направление письменных ответов заинтересованным лицам.

5.2. Порядок судебного обжалования

Действия (бездействия) и решения, принятые в ходе исполнения муниципальной функции, могут быть обжалованы в соответствии с главой 25 Гражданско-процессуального кодекса Российской Федерации, а в случае, если спор подведомственен арбитражному суду, то в соответствии с главой 24 Арбитражно-процессуального кодекса Российской Федерации.