Утвержден постановлением Администрации Медвенского района от 29.06.2012 года №417

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по исполнению муниципальной функции

«Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

и других архивных документов»

 

1.Общие положения

 

1.1. Наименование муниципальной функции

Хранение документов Архивного  фонда Российской Федерации и других архивных документов.

       1.2. Наименование органа местного самоуправления, исполняющего муниципальную функцию

1.2.1. Исполнение муниципальной функции «Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» осуществляется Администрацией Медвенского    района Курской области    через ее функциональный орган – архивный отдел Администрации Медвенского  района Курской области  (далее – архивный отдел).

1.2.2. Технологическое обеспечение исполнения муниципальной функции осуществляется во взаимодействии с архивным управлением  Курской области, делопроизводственными службами организаций – источников комплектования архивного отдела.

1.3. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение муниципальной функции

1.3.1. Исполнение муниципальной функции «Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

1. Федеральным законом от 22.10.2004г. №  125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ("Парламентская газета", N 201, 27.10.2004, "Российская газета", N 237, 27.10.2004, "Собрание законодательства РФ", 25.10.2004, N 43, ст. 4169);

2. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007г. №19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14.05.2007);

3. Законом Курской области  от 21.12.2005 . № 97-ЗКО  «Об  архивном деле в Курской области» ("Курская правда", N 263, 27.12.2005, "Курские ведомости", N 3, март, 2006);

4. Уставом  муниципального района «Медвенский  район» Курской области;         

5. Положением об архивном отделе, утвержденным постановлением Администрации  Медвенского района Курской области от 19.08.2011г. № 496.

1.4. Описание результата исполнения муниципальной функции

1.4.1. Муниципальная функция включает в себя:

Постоянное хранение

 -  архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, в том числе образовавшихся в деятельности:

       Представительного Собрания Медвенского района, Администрации Медвенского района и ее структурных подразделений с момента их образования;

        представительных органов и администраций городского и сельских поселений Медвенского района  с момента их образования;

        учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности Медвенского района  ;

       - архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, образовавшихся в деятельности организаций частной формы собственности, общественных объединений, расположенных на территории Медвенского района  ;

        - архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

        - ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей;

        - научной документации, кинофотофонодокументов и видеозаписей;

        -. учетных документов: архивных справочников, информационных баз данных, печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих и раскрывающих состав и содержание фондов архивного отдела.

       1.4.2.  Временное хранение:

       - документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Медвенского района  , на основании соответствующего договора;

       - документов на любых видах носителей,    включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, и иных
архивных документов, являющихся государственной собственностью Курской
области, в том числе образовавшихся в деятельности органов государственной
власти Курской области, учреждений, организаций  и  предприятий, отнесенных к государственной собственности Курской области, действующих на территории Медвенского района, в рамках реализации отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела, предоставленных архивному отделу ;

       - архивных документов действующих организаций муниципальной и частной формы собственности, а также граждан в порядке и на условиях, определяемых в договоре между собственником документов и архивным отделом;

      - архивных документов, в том числе документов по личному составу ликвидированных органов местного самоуправления и муниципальных организаций;

      - архивных документов, в том числе документов по личному составу ликвидированных организаций частной формы собственности, общественных объединений, действовавших на территории Медвенского района, на условиях и в порядке, определенных в договоре между архивным отделом и ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим.

Результатом предоставления муниципальной услуги является проведение комплекса мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению установленных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

 

 

2. Требования к порядку исполнения муниципальной функции

 

2.1. Порядок информирования об исполнении муниципальной функции

2.1.1. Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес:

307030, Курская область,  п. Медвенка,  ул.Кирова, д.18.                    

 Прием юридических и физических лиц осуществляется начальником архивного отдела по рабочим дням с 9.00 до 18.00, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00, без предварительной записи. Тел. (8-47146) 4-12-93.

       Адрес   электронной почты архивного отдела Администрации Медвенского района archive-m46@yandex.ru.

 Адрес официального сайта Администрации района: medvenka.rkursk.ru.

2.1.2. Архивные документы организаций, предприятий, учреждений - источников комплектования архивного отдела принимаются на хранение в архивный отдел в соответствии с графиком комплектования архивного отдела архивными документами, утвержденным должностным лицом Администрации   Медвенского района, осуществляющим организационно-методическое руководство архивным отделом.

2.1.3. Информация по вопросам исполнения муниципальной функции предоставляется заявителям:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- при личном обращении заявителей.

По телефону начальник архивного отдела даёт исчерпывающую информацию по вопросам исполнения муниципальной функции.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий        10 дней со дня регистрации обращения.

По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня поступления обращения.

Информация о муниципальной функции предоставляется:

- непосредственно в помещении архивного отдела при личном консультировании начальником архивного отдела;

- с использованием средств телефонной связи, в том числе личное консультирование начальником архивного отдела;

- с использованием электронной связи, передачей информации конкретному адресату по электронной почте.

2.1.4. Информация о местонахождении, контактном телефоне, адресе электронной почты, графике (режиме работы) архивного отдела, исполняющего муниципальную функцию, размещаются на Интернет-сайте Администрации Медвенского  района, а также на информационной вывеске  в помещении  архивного отдела.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения юридических лиц и граждан  начальник архивного отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

При обращении по телефону начальник архивного отдела, осуществляющий прием и предоставляющий разъяснения, сняв трубку, должен представиться, назвав фамилию, имя, отчество и наименование отдела. По окончании разъяснений начальник архивного отдела должен кратко подвести итоги и перечислить меры, которые необходимо предпринять (кто именно и что должен сделать).

Время разговора не должно превышать 10 минут.

В случае, если начальник архивного отдела не может ответить на вопрос заявителя немедленно, результат рассмотрения вопроса сообщается заинтересованному лицу в течение двух дней.

Информирование о ходе исполнения муниципальной функции осуществляется начальником архивного отдела при личном контакте с представителями юридических лиц и гражданами, а также с использованием средств почтовой, телефонной связи и электронной почты.

Юридические и физические лица, обратившиеся в архивный отдел, в обязательном порядке информируются начальником архивного отдела:

- об обязательствах исполнения муниципальной функции;

- об условиях отказа в исполнении муниципальной функции;

- о сроке выдачи результатов муниципальной функции.

С момента приема документов для исполнения муниципальной функции граждане  имеют право на получение интересующих сведений о функции при помощи телефона, электронной почты или посредством личного посещения архивного отдела.

2.2. Срок исполнения муниципальной функции

Исполнение муниципальной функции осуществляется постоянно.

 

3. Административные процедуры

 

Ответственным за предоставление муниципальной услуги является начальник архивного отдела, осуществляющий оказание функции.

Организация исполнения муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- обеспечение нормативных условий хранения архивных документов;

- организация хранения архивных документов в архивохранилище;

-  восстановление поврежденных документов;

-  выдача архивных документов из архивохранилища;

- организация сохранности архивных документов при их выдаче и возврате;

- обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях.

            Последовательность действий при исполнении муниципальной функции отражена в блок-схеме (приложение).

3.1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

3.1.1. Нормативные условия хранения архивных документов в архивном отделе обеспечены созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в  помещениях архивного отдела, а также применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейф, коробки, папки и др.).

В архивохранилище архивных документов на бумажной основе поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17-19°C, относительная влажность воздуха , не превышающая 70 %.

В архивохранилище осуществляются мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений.

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в связках, папках, коробках, шкафах, а также соблюдением установленного светового режима.

В архивохранилище применяется искусственное освещение.  Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания, закрытые стеклянными плафонами.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

Архивохранилище и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

В архивохранилище проводятся систематическая влажная уборка, обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок).

В архивохранилище запрещено пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви.

3.1.2. Все помещения архивного отдела оборудованы охранно-пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения.

3.1.3. Вход в архивный отдел оборудован дверью с повышенной технической укрепленностью (металлическая дверь).

3.1.4. Архивохранилища оборудованы стационарными металлическими стеллажами открытого типа.  

Архивные документы размещаются на стеллажах  горизонтально или вертикально в связках или коробках.

3.2. Организация хранения архивных документов  в архивохранилище

3.2.1. Организация хранения архивных документов в архивохранилище - система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, восстановление  первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

3.2.2. Архивные документы в архивохранилище расположены в порядке, который обеспечивает их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

В архивохранилище все стеллажи   пронумерованы.

Каждая связка и коробка архивных документов снабжается ярлыком, на котором указываются  номер архивного фонда,  номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в связке ( коробке).

3.2.3. Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива  размещены в  рабочем кабинете начальника архивного отдела.

3.2.4. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится начальником архивного отдела в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

3.2.5. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов, составленном на основании листа проверки. Одновременно с актом проверки при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.

В случае обнаружения в итоговой записи к описи дел, документов неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.

На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов.

Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

3.2.6. Прием и размещение в архивохранилище архивных документов производится после предварительной проверки их физического состояния. Поступившие в архивный отдел архивные документы до передачи в архивохранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах.

3.2.7. В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе выявляются архивные документы: пораженные биологическими вредителями, с повышенной влажностью, с повреждениями бумаги и текста, запыленные. При этом удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, папках, коробках предметы: металлические, картонные, бумажные и другие закладки,  скрепки и т.п.

В случае выявления недостатков физического и технического состояния архивных документов проводится  устранение данных недостатков  и восстановительные работы.

3.2.8. Восстановление свойств, технических характеристик и долговечности архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архивном отделе с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Целевые восстановительные работы проводятся с учетом годового плана работы архивного отдела.

3.3. Выдача архивных документов из архивохранилища

3.3.1. При выдаче архивных документов из архивохранилища начальник архивного отдела, осуществляющий выдачу, проводит полистную проверку наличия и состояния архивных документов.

3.3.2. Выдача архивных документов во временное пользование   регистрируется в журнале выдачи архивных документов.

3.3.3. Регулярно проводится выверка журнала выдачи архивных документов. Если в результате выверки журнала выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата.

3.3.4. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния. В журнале выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их лиц. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается начальником архивного отдела, принимающим архивные документы, и лицом, их возвращающим, и представляется на рассмотрение заместителя Главы Администрации Медвенского района, курирующего данное направление.

Архивный отдел уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.3.5. В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), архивный отдел обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту его расположения, в трехдневный срок информирует Администрацию Медвенского  района, архивное управление Курской области, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.4. Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях

С учетом возможных чрезвычайных ситуаций (объявление степеней готовности гражданской обороны, введение в действие планов гражданской обороны, объявление в районе режима чрезвычайного положения, пожар, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие на жизнедеятельность архивного отдела, и др.) архивный отдел разрабатывает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях.

Выполнение в архивном отделе мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны, осуществляется согласно этим планам в установленном порядке.

 

 4. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции

 

4.1. Порядок осуществления текущего контроля

4.1.1. Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции и принятием решений, осуществляется начальником архивного отдела.

4.2. Контроль полноты и качества исполнения муниципальной функции

Контроль полноты и качества оказания муниципальной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений при исполнении муниципальной функции.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми.

 4.3. Ответственность муниципальных служащих, осуществляющих исполнение муниципальной функции

По результатам проведенных проверок, в случае выявления каких-либо нарушений, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

 

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа исполняющего муниципальную функцию, а также  должностных лиц

 

5.1. Порядок досудебного обжалования

Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) и решения, принятые должностным лицом в ходе исполнения муниципальной функции на основании настоящего регламента.

5.1.1. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, принятые в ходе исполнения муниципальной функции должностным лицом, обратившись устно или письменно к Главе Медвенского района.

5.1.2. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является поступление письменного или устного обращения с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые в ходе исполнения муниципальной функции на основании настоящего регламента (далее - жалоба).

5.1.3. В письменной жалобе указываются: фамилия, имя, отчество заинтересованного лица; полное наименование юридического лица (в случае обращения организации); контактный почтовый адрес; предмет жалобы; личная подпись заинтересованного лица.

Письменная жалоба должна быть написана разборчивым почерком, не содержать нецензурных выражений.

Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 15 рабочих дней с даты поступления жалобы в Администрацию Медвенского района.

5.1.4. Прием граждан Главой Медвенского района осуществляется по утвержденному графику.

5.1.5. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5.1.6. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, проведенных в соответствии с принятым решением, в течение 15 рабочих дней после принятия решения.

5.1.7. Письменные жалобы не рассматриваются в следующих случаях:

в жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи;

текст жалобы не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации, и если указанные данные поддаются прочтению);

жалоба повторяет текст предыдущего обращения, на которое заинтересованному лицу давался письменный ответ по существу, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

В случае поступления такой жалобы заинтересованному лицу направляется уведомление о ранее данных ответах или копии этих ответов.

5.1.8. Обращения заинтересованных лиц, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

5.1.9. Результатом досудебного обжалования является принятие необходимых мер (исполнение муниципальной функции и (или) применение мер ответственности к сотруднику, ответственному за действие (бездействие) и решение, принятое в ходе исполнения муниципальной функции) и направление письменных ответов заинтересованным лицам.

5.2. Порядок судебного обжалования

Действия (бездействия) и решения, принятые в ходе исполнения муниципальной функции, могут быть обжалованы в соответствии с главой 25 Гражданско-процессуального кодекса Российской Федерации, а в случае, если спор подведомственен арбитражному суду, то в соответствии с главой 24 Арбитражно-процессуального кодекса Российской Федерации.

Прикреплённый файл: Приложения к административному регламенту [39.5 Kb]